Guida pratica
Quando collegare il gestionale all’e-commerce
Se ricopi gli ordini del negozio online nel gestionale o aggiorni le disponibilità a mano, un collegamento tra i programmi può cambiare questi passaggi. Prima di svilupparlo, occorre capire quali informazioni scambiare e quale sistema deve mantenerle aggiornate.
PaleseWebStudio · Giulio Palese
Cosa significa collegare i due programmi
Il collegamento può portare gli ordini del negozio nel gestionale o aggiornare sul negozio le quantità presenti in magazzino. Scegliamo i dati da scambiare in base alle operazioni che oggi svolgi a mano e a ciò che consentono i programmi.
Stabilisci dove aggiorni prezzi e disponibilità
Se aggiorni le quantità nel gestionale, il negozio deve riceverle da lì. Per i prezzi può valere una regola diversa: per esempio, le promozioni possono essere gestite nel negozio. Stabilirlo evita che un aggiornamento del gestionale cancelli uno sconto impostato online.
| Informazione | Domanda da chiarire |
|---|---|
| Ordini | Quando un ordine è pronto per essere trasferito al gestionale? |
| Disponibilità | Dove viene aggiornata e come si considerano prenotazioni e altri canali di vendita? |
| Prezzi | Quale programma gestisce listini e promozioni? |
| Prodotti | Come si riconosce lo stesso prodotto e la stessa variante nei due sistemi? |
| Stato della lavorazione | Chi lo aggiorna e quale informazione deve vedere il cliente? |
Verifica cosa consentono i sistemi già utilizzati
Servono nome e versione del gestionale, piattaforma del negozio online e informazioni sui collegamenti disponibili. Alcuni programmi offrono connettori già pronti; altri permettono di leggere e aggiornare dati tramite API, cioè interfacce predisposte per lo scambio tra software. In altri casi sono disponibili importazioni ed esportazioni di file.
La presenza di un collegamento va verificata rispetto ai dati e alle operazioni richieste. Un connettore esistente può essere sufficiente oppure coprire solo parte del processo. Vanno chiariti anche eventuali costi del fornitore, frequenza degli aggiornamenti e accessi necessari.
Un esempio: portare gli ordini nel gestionale
Esempio illustrativo. Un negozio riceve ordini online e un operatore li ricopia nel gestionale prima di prepararli. Il collegamento può trasferire gli ordini confermati con il loro numero, i prodotti e le quantità acquistate.
Se il gestionale non riconosce il codice di un prodotto, il collegamento segnala l’ordine e il motivo. Chi gestisce gli ordini può correggere il codice e ripetere il trasferimento. Il numero dell’ordine permette di riconoscere quelli già importati ed evitare duplicati. Per annullamenti e resi definiamo quali aggiornamenti inviare al gestionale.
Per verificare il risultato, osserva quanto tempo serve per registrare gli ordini e quanti richiedono correzioni. Per le disponibilità, confronta l’orario di modifica nel gestionale con quello dell’aggiornamento sul negozio.
Prevedi cosa succede quando lo scambio si ferma
Se il negozio o il gestionale non rispondono, gli ordini non trasferiti devono restare riconoscibili e il referente deve essere avvisato del blocco. Quando lo scambio riparte, si recuperano i trasferimenti mancanti senza importare di nuovo quelli già riusciti.
Le informazioni utili per valutare il collegamento
Per il primo confronto basta descrivere questi punti; credenziali e dati personali non servono nel messaggio iniziale. Quando occorre verificare uno scambio, possiamo usare dati dimostrativi e concordare gli accessi necessari.
- Nome e versione dei programmi, con eventuali connettori già utilizzati.
- Dati da scambiare e programma che li mantiene aggiornati.
- Numero indicativo di ordini e frequenza richiesta per gli aggiornamenti.
- Esempi di prodotti, varianti, annullamenti e casi che oggi richiedono correzioni.
- Referente per il gestionale e persona che segue la gestione del negozio.
Valuta se il collegamento conviene
Se hai pochi ordini e li registri in pochi minuti, il collegamento può essere meno urgente. Per decidere, confronta il tempo delle ricopiature e delle correzioni con il costo di sviluppo e manutenzione.