Quali attività aziendali automatizzare: da dove iniziare

Cerca un’attività che si ripete con regole riconoscibili

Pensa a un’operazione che svolgi spesso: registrare una richiesta, avvisare un collega, raccogliere dati per un riepilogo. Scrivi i passaggi nell’ordine in cui avvengono, compresi i controlli e le correzioni.

Un buon punto di partenza ha informazioni disponibili e un risultato verificabile. Se ogni caso richiede una valutazione diversa, puoi cercare un passaggio comune: raccogliere i dati o preparare una bozza, lasciando l’approvazione a una persona.

Confronta frequenza, impegno ed eccezioni

Per scegliere tra più attività, osserva quanto si ripetono e quanta attenzione richiedono. Un passaggio breve ma frequente può meritare attenzione; un lavoro lungo ma raro può essere meno urgente. Valuta anche cosa succede quando un’informazione manca o viene registrata male.

• Frequenza: quante richieste, pratiche o documenti gestisci in una settimana?
• Impegno: quanto tempo serve per completare un caso ordinario?
• Correzioni: quali errori o duplicazioni fanno ripetere il lavoro?
• Eccezioni: quali casi richiedono una decisione e chi la prende?
• Dati: le informazioni sono già disponibili in un programma, un modulo o un file?

Un esempio: le richieste del sito in un foglio di calcolo

Esempio illustrativo. Un’azienda riceve richieste dal sito e le copia a mano in un foglio di calcolo per seguire i contatti.

Un’automazione può portare nome, recapito e messaggio direttamente nel foglio e inviare un avviso. L’operatore può rispondere senza copiare i dati dall’email.

Per verificare il risultato, confronta il tempo che serve per gestire lo stesso numero di richieste prima e dopo l’intervento.

Cosa preparare per un primo confronto

Puoi descrivere il lavoro con parole semplici. È utile coinvolgere chi svolge davvero l’attività: spesso conosce passaggi e problemi che non compaiono in una procedura scritta.

• La situazione che avvia il processo e il risultato atteso.
• I programmi utilizzati e dove si trovano le informazioni.
• Le persone coinvolte e le decisioni che devono prendere.
• Un caso ordinario e qualche esempio di eccezione, usando dati dimostrativi.
• Una misura iniziale del tempo impiegato o delle correzioni necessarie.

Inizia da una sola attività

Scegli un’attività precisa, per esempio salvare nel foglio di calcolo le richieste del sito e ricevere una notifica. Controlla che i dati arrivino nella colonna giusta e che una richiesta non venga inserita due volte.

Prova anche a compilare un modulo senza un recapito e a inviare la stessa richiesta due volte. È così che scopri cosa correggere prima di iniziare a usare l’automazione.

Quando conviene chiarire prima il processo

Se le regole cambiano di continuo, nessuno sa quale dato usare o manca un referente per le eccezioni, può essere più utile sistemare questi punti prima di sviluppare. Automatizzare una procedura poco chiara rende più difficile capire perché una pratica si è fermata.

Confronta i costi di sviluppo, dei servizi utilizzati e della manutenzione con le ore dedicate oggi a quell’attività. Considera anche il lavoro che resta per completare i dati mancanti o gestire i casi non automatizzati.